Rebuilding Walls a été créée avec pour objectif de réunir la diaspora chrétienne évangélique Burkinabé au Canada et aux États Unis autour d’une idée commune soit celle de contribuer à l’essor économique, social et à l’avancement de l’évangile dans toutes les contrées du Burkina Faso.
Etant une structure naissante, ce règlement intérieur aborde les points principaux et cruciaux de Rebuilding Walls. Alors que cette organisation grandit, le règlement pourra être retouché pour refléter les réalités de la structure.
Art 1: Le présent règlement intérieur s’articule autour des dispositions des statuts de Rebuilding Walls. Il complète et explicite ceux-ci
Art 2: Tout annexe au présent règlement intérieur y fait partie et doit être lu avec celui- ci.
Chapitre I : Organisation et Fonctionnement de l’Association
I.A : L’assemblée Générale des membres
Art 3: L’assemblée générale est constituée des membres de l’association.
Art 4: L’assemblée générale des membres actifs est l’organe d’appréciation du bilan d’activité biennal de l’exécutif qui marque la fin du mandat du bureau.
Art 5: L’assemblée générale des membres actifs procède à l’élection du président du bureau exécutif suite à la présentation du programme biennal des différents candidats à ce poste. Cette élection se tiendra en session particulière lors des assemblées générales ordinaires (AGO).
Art 6: L’AGO des membres se réunis physiquement au moins une fois tous les trois ans sur convocation du président du conseil d’administration.
Art 7: Tout membre ne pouvant prendre part à l’AGO des membres peut émettre une procuration signée, désignant un mandataire. Ce mandataire devra être un membre en règle de l’association participant physiquement à l’AGO.
Art 8: Un maximum de deux (2) procurations est autorisé par personne participant physiquement à l’AGO
I.A-1Modalité de convocation de l’AG
Art 9: L’AG se réunis physiquement en session ordinaire sur convocation du président du conseil d’administration par émission d’un avis de convocation.
Art 10: L’avis de convocation contenant l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu doit être accompagné du procès-verbal de la précédente AG et tout document de support.
Art 11: L’avis de convocation de l’AGO doit être émis et transmis aux membres au moins six (6) mois avant la date de tenue de celle-ci.
Art 12: Les confirmations de participation des membres doivent être reçues par le conseil d’administration au moins cinq (5) mois avant la date de tenue proposée.
Art 13: Lorsque le nombre de confirmations de participation atteint les deux tiers du nombre des membres actifs, le conseil d’administration émet un avis de confirmation au moins (4) mois avant la date de tenue confirmée.
Art 14: Dans le cas contraire, le conseil d’administration émet un avis de report dans les
quatre semaines suivant la date butoir de réception des avis de confirmations des membres.
Art 15: En situation de report, le conseil d’administration émet un nouvel avis de convocation dans les deux mois suivants l’annulation et conformément aux dispositions des articles 8 ; 10 et 11 du présent règlement.
Art 16: En situation de report, lorsque le nombre de nouvelles confirmations de participation des membres atteint le tiers (1/3) du nombre des membres, le quorum sera réputé être atteint.
Art 17: En situation de report, lorsque le nombre de nouvelles confirmations n’atteint pas le 1/3 du nombre des membres, le conseil d’administration sera réputé représenté au moins les 2/3 des membres. Il siègera en lieu et place de l’AGO et assumera tous droits et obligations rattachés.
Art 18: Le nombre de report des AGO est limité à un seul report aux trois (3) ans.
Art 19: Les membres ayant confirmés leur participation et désirant se faire représenter par un mandataire devront transmettre au C.A leurs copies de procurations signées, trois (3) mois au plus tard avant la date de tenue de l’AGO.
Art 20: Toutes copies de procurations signées reçues après ce délai par le C.A sera considérées non recevable et le membre réputé absent.
I.A-2 Dispositions minimales requises à l’ouverture des AG
Art 21 :Un bureau de séance est mis en place avant l’ouverture des travaux de l’AG pour vérification des procurations signées détenues par les différents mandataires.
Art 22: Le bureau de séance dressera une liste de présence à l’ouverture de l’AG.
I.A-3Modalités de votes au sein de l’AG
Art 23: L’adoption des décisions de gestion se fait à la majorité simple par vote à main levée.
Art 24: Tout vote faisant référence à des individus se fait à la majorité simple par vote à bulletin secret.
Art 25: Le vote par procuration n’est pas admis.
Art 26: En raison de la dispersion géographique des membres, les assemblées générales extraordinaires se limiteront à des rencontres du conseil d’administration.
I.B Le conseil d’administration
Art 27: Le conseil d’administration représente l’ensemble des membres. Il veille à la préservation de leurs intérêts tout en évaluant l’impact de leurs décisions sur les parties prenantes.
Art 28: Le conseil d’administration se réunit au moins une fois à l’année.
I.B-1 Modalité de convocation des réunions du CA
Art 29: Le conseil d’administration se réunit sur convocation du président du conseil d’administration par émission d’un avis de convocation.
Art 30: L’avis de convocation contenant l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu doit être accompagné de tout document de support et du procès-verbal de la précédente séance qui devra minimalement être approuvé.
Art 31: L’avis de convocation doit être émis au moins sept (7) jours avant la date de tenue de celle-ci.
Art 32: Les membres du CA confirment leurs présences au moins (3) jours avant la date proposée.
Art 33: La réunion a lieu lorsque 2/3 des membres confirment leur présence. Dans le cas contraire celle-ci est reportée à une nouvelle date, en respectant l’art.27 et suivant les dispositions des arts. 28 ; 30 à 32 du présent règlement.
I.B-2 Disposition minimale requise à l’ouverture des réunions du CA
Art 34: Un (e) secrétaire de séance est désigné (e) à l’ouverture des travaux par le président du CA.
I.B-3 Modalités de prise de décision du CA
Art 35: Le conseil d’administration adopte ses décisions de gestion par l’obtention d’un consensus. En l’absence de consensus les décisions sont entérinées par l’obtention d’une majorité simple des voix des membres du CA.
Art 36: Tout vote faisant référence à des individus se fait à la majorité simple par vote à bulletin secret.
I.B-4Composition du Conseil d’administration
Art 37: Le conseil d’administration est composé de cinq administrateurs élus par les membres actifs de l’association lors des assemblées générales, pour une durée de 4 ans renouvelable.
Art 38: Deux cinquième des administrateurs sont élus parmi les membres actifs de l’association et trois cinquième élu au sein des membres du bureau initial.
Art 39: Le président du conseil d’administration est élu au sein du conseil d’administration par les administrateurs à la majorité simple à bulletin secret.
Art 40: Peuvent être élu au C.A, les membres ayant été actifs pendant une période d’au moins deux ans.
Art 41: Tout administrateur trouvé coupable d’indélicatesses peut être suspendu sur obtention des 2/3 des voix des administrateurs.
Art 42: Le conseil d’administration peut être dissout avant terme sur obtention des 2/3 des voix des membres de l’association.
I.B-5 Attributions du Conseil d’administration
Art 43: Le conseil d’administration veille à la pérennité de l’organisation et à la préservation du caractère de la vision et mission de Rebuilding Walls. Il assure entre autres à ce titre :
a. Un rôle de surveillance et d’appréciation de la gestion courante du bureau exécutif.
b. Élabore les grandes lignes d’orientations stratégiques quadriennales
c. Approuve le bilan annuel du bureau exécutif
d. Approuve le plan d’action annuel du bureau exécutif
e. Veille à l’harmonisation des plans d’actions et des orientations stratégiques
f. Approuve les budgets
g. Approuve les engagements financiers (prêts etc…)
h. Approuve le règlement intérieur et les amendements
i. Approuve la composition du bureau exécutif proposé par le président du bureau exécutif.
j. Approuve la création de nouveaux postes au sein du B.E et/ou changement d’attributions.
k. Approuve le choix des membres de la cellule locale proposé par le bureau exécutif.
l. Veille à l’intégrité de la gestion financière assurée par le bureau exécutif
m. Veille à une gestion efficiente du B.E et à l’efficacité du système de gestion de risque et contrôle interne.
Art 44: Le conseil d’administration met en place les différents comités du conseil et établit leurs mandats. Le conseil d’administration peut faire appel à des ressources externes spécialisées pour appui.
Art 45: Le conseil d’administration assure le rôle d’intérim ou nomme un bureau provisoire en cas de dissolution du bureau exécutif avant terme.
Art 46: Le conseil d’administration assure l’intérim en cas de fin de mandat du bureau exécutif jusqu’aux prochaines élections du président du bureau exécutif.
I.C Le Bureau Exécutif
Art 47: Le bureau exécutif est l’organe central d’exécution de l’association. Il assure le bon accomplissement du programme d’activités conformément aux orientations stratégiques. Il rend compte au Conseil d’administration représentant les membres.
Art 48: Il se réunit au moins une fois par mois pour suivre l’évolution du programme sur lequel il a été élu.
Art 49: Il se réunit au moins une fois par trimestre avec la cellule locale.
Art 50: Il rend compte au moins une fois l’an au C.A.
I.C-1 Modalité de convocation
Art 51: Le bureau exécutif se réunit sur convocation de son président.
Art 52: ’avis de convocation contenant l’ordre du jour, la date, l’heure et le lieu doit être accompagné de tout document de support et du procès-verbal de la précédente séance qui devra minimalement être approuvé.
Art 53: L’avis de convocation de réunion doit être émis et transmis aux membres au moins trois (3) jours avant la date de tenue de celle-ci.
Art 54: Les membres du B.E confirment leurs présences au moins deux (2) jours avant la date proposée
Art 55: La réunion a lieu lorsque 2/3 des membres confirment leur présence. Dans le cas contraire celle-ci est reportée à une nouvelle date conformément aux dispositions des art.48 ; 51 à 55 du présent règlement.
I.C-2 Modalités de prise de décision du BE
Art 56: Le B.E adopte ses décisions de gestion par l’obtention d’un consensus. En l’absence de consensus les décisions sont entérinées par l’obtention des 2/3 des voix de ses membres
Art 57: Tout vote faisant référence à des individus se fait à la majorité simple par vote à bulletin secret.
I.C-3 Composition du bureau exécutif
Art 58: Le Bureau exécutif est composé d’un(e) :
•Président (e)
•Vice-Président (e)
•Secrétaire Général(e)
•Secrétaire aux activités
•Secrétaire à la communication
•Trésorier
NB : Les attributions des membres du Bureau exécutif font l’objet du chapitre 3.
Art 59: Le président du bureau exécutif est élu pour un mandat de 2 ans renouvelable une fois.
Art 60: Peut être élu président du bureau exécutif, tout membre ayant été actif pendant une période d’au moins deux (2) ans.
Art 61: Le président du bureau exécutif a en tout temps la charge de proposer au conseil d’administration la composition de son bureau.
Art 62: Peut être nommé dans le bureau exécutif, tout membre actif pendant une période d’au moins un (1) an
Art 63: Si besoin est, le bureau exécutif institue des comités ad hoc en vue de la réalisation d’activités avec validation du C.A.
Art 64: Le bureau exécutif est dissout avant terme sur obtention des 2/3 des voix du conseil d’administration.
I.D La cellule locale
Art 65: La cellule locale représente l’association auprès des instances administratives, juridiques et religieuses au Burkina Faso. Elle apporte également conseils au Bureau exécutif sur les stratégies d’activités et programme locaux
Art 66: La cellule locale est composée d’un secrétariat exécutif chargé de la mise en œuvre des programmes, et de conseillers.
Art 67: La cellule locale a un mandat de 3 ans renouvelable.
Art 68: Elle se rapporte directement au Bureau exécutif.
Art 69: Elle réalise l’ensemble des tâches administratives locales nécessaires à la concrétisation des projets au compte de l’association.
Art 70: Elle est responsable de la tenue règlementaire des documents de la représentation selon les normes administratives du Burkina Faso.
Art 71: Ses membres sont responsables devant la loi et les membres de l’association pour tout acte posé sous le couvert de l’association.
Art 72: Elle joue un rôle de conseil auprès de l’association.
Art 73: Les dépenses locales sont soumises au bureau exécutif.
Art 74: Elle est composée de chrétiens évangéliques résidant au Burkina Faso.
Art 75: Sur consultation du C.A elle peut faire appel à des ressources externes pour l’accomplissement d’actes précis.
Art 76: A chaque fin de trimestre, la cellule locale effectue une rencontre avec le C.A sur l’évolution des activités locales et leurs recommandations.
Chapitre II. Les membres
Art 77: L’association comporte trois types de membres :
•Les membres de base
•Les membres sympathisants
•Les membres honorifiques.
Art 78: Est membre de base, toute personne ayant transmis son formulaire d’adhésion et remplissant l’ensemble des critères suivants :
•Etre de nationalité Burkinabé
•Chrétien évangélique
•Résidé ou ayant résidé en Amérique du nord [États-Unis ; Canada] pendant une période d’au moins un an.
Art 79: Est membre sympathisant, toute personne ayant transmis son formulaire d’adhésion, de toutes nationalités et confessions, vivant ou ayant vécu en Amérique du nord tout en étant en harmonie avec la vision, mission et valeurs de l’association
Art 80: Est membre honorifique, toute personne ayant été désigné par le conseil d’administration comme ayant rendu d’éminents services à l’association ou reconnu par le CA comme portant de manière honorable les valeurs de l’association dans son action quotidienne au sein de la société.
Art 81: Les membres de base, membres sympathisants et honorifiques s’accordent sur le fait que cette organisation est basée sur Christ et ne changera pas ses idéaux pour accommoder d’autres points de vues, d’aucune manière que ce soit.
Art 82 :Est membre actif tout membre de base ayant participé au moins à l’une des deux précédentes AGO et ayant respecté son engagement financier précisé dans son formulaire d’adhésion.
Art 83: Le montant de l’engagement financier est laissé libre aux membres.
Art 84: Le terme « engagement financier » entend toutes sommes différentes de zéro.
Art 85:Tout membre se doit de respecter les statuts et règlement de l’association.
Art 86: Chaque membre est invité à véhiculer une image positive de l’association dans sa communauté.
Art 87: Le statut de membre se perd sur demande adressé au C.A et/ou lorsque le membre ne remplit plus les critères d’adhésion ou trouvé coupable d’indélicatesses.
Chapitre III : Attribution des membres du Bureau Exécutif
Art 88: Les attributions des membres du bureau exécutif sont :
Le / La Président (e) :
Remplit les fonctions suivantes :
•Garant du respect de la charte.
•Représente l’association devant les instances administratives et juridiques.
•Dirige l’administration de l’association.
•Responsable envers la loi, les membres et les parties prenantes à l’association, des décisions et actions menées par son bureau dans le cadre de la réalisation du programme d’activité.
•Anime l’association, coordonne le bureau exécutif et la cellule locale.
•Assume un mandat d’administration générale.
•Veille à l’application des orientations stratégiques adoptées par le C.A
•Cosignataire des documents financiers de l’association (Chèques, effets…).
•Veille au maintien d’une communication continue sur l’évolution des programmes d’activités entre les différents organes de gouvernance.
•Chargé (e) de la présentation d’un rapport annuel dont il assume responsabilité auprès du CA.
•Chargé (e) de la présentation du rapport biennal de son bureau dont il assume responsabilité devant l’A.G
Le / La Vice-Président (e)
•Seconde le Président dans la réalisation de ses mandats d’administration générale
•Investit du mandat du président quand celui-ci ne peut y satisfaire.
Le/ La Secrétaire Général (e) :
•Responsable de la correspondance de l’association (newsletter etc…)
•Chargé (e) de la tenue à jour des règlements et statuts de l’association
•Responsable des archives, de la bonne tenue des documents associatifs.
•Responsable de la tenue à jour des registres administratifs de l’association conformément aux exigences administratives du pays hôte.
•Responsable de l’établissement des procès-verbaux de l’ensemble des réunions de l’association.
•Chargé du suivi auprès des membres du BE sur l’exécution de leurs mandats, en se rapportant au président.
•Chargé (e) de la liaison quotidienne auprès des différentes administrations externes.
•Conjointement responsable de la gestion des relations avec les donateurs, en se rapportant au président.
•Veille à la conformité et à la légalité des actions de l’association.
•Veille à la conformité des actions de la cellule locale conformément aux exigences administratives locales.
•Participe activement à la communication interne.
Le / La Secrétaire aux Activités :
•Chargé (e) de la bonne exécution des projets d’activités/plan d’action du BE
•Chargé (e) du suivi des activités auprès de la cellule locale.
•Chargé (e) d’évaluer l’efficacité des programmes mis en place et rend compte au BE des améliorations à apporter.
•Assure la liaison continue entre le bureau exécutif et la cellule locale et joue un rôle d’appui à ces derniers dans la réalisation du plan d’activité.
•Agit à titre de force de proposition de nouvelles activités/ améliorations auprès du BE
•Chargé (e) de la bonne exécution des événements spéciaux de l’association
•Avec la participation du/de la président(e), il/elle est chargé(e) de la mise en place de comités de gestion ou d’organisation ad/hoc.
•Chargé (e) de la formulation du budget d’activités
•Responsable de la bonne et transparente exécution du budget d’activités approuvé.
Le/ La Secrétaire à la communication :
•Responsable de la gestion efficace du site web (maintenance, mises à jour.…)
•Chargé (e) de la formulation d’initiatives continues en matière de TI permettant de supporter efficacement la mission de l’association.
•Responsable de la mise en œuvre des projets en matière de technologie de l’information (TI).
•Chargé (e) de proposer au BE des plans de communication visant à accroître la visibilité et crédibilité de l’association.
•Responsable de la formulation et exécution des stratégies de croissance [adhérents] de l’association selon les objectifs communiqués au BE.
•Responsable de l’exécution de l’ensemble des stratégies de communications soumises et adoptées par le BE
•Responsable de la mise à jour des bases de données des adhérents
•En collaboration avec le/la secrétaire aux activités, il/elle est responsable de la mise à jour des bases de données sur les parties prenantes.
•Charger de la promotion de l’association auprès du public visé par la mission de l’association.
•Charger de la formulation du budget de la communication
•Responsable d’une bonne et transparente exécution du budget de communication approuvé.
Le / La Trésorier (e) :
•Chargé de la gestion financière, trésorerie de l’association (comptes bancaires, prévisions…)
•Veille au recouvrement des cotisations et paiements aux tiers dans les délais prévus
•Chargé de la préparation mensuelle des états de cotisations des membres de l’association.
•Cosignataire des documents financiers de l’association nécessaire aux opérations quotidiennes (chèque, effets….)
•En collaboration avec les différents membres du bureau, prépare les budgets
•Responsable du contrôle budgétaire.
•Chargé de l’analyse des demandes de fonds.
•Chargé de la préparation des États financiers de l’association
•Présente les prévisions et revues budgétaire à chaque trimestre.
•Chargé de la mise en œuvre du système de contrôle interne et du maintien d’un système de gestion financière transparent et efficace.
IV. Dispositions Transitoires
Art 89: Le mandat du bureau provisoire prend fin deux ans après la date d’adoption du présent règlement.
Art 90: Dès la fin de son mandat provisoire, le bureau provisoire prend l’appellation de bureau initial et organise des élections. Le bureau élu suite à ces élections sera considéré comme second bureau ou bureau subséquent de Rebuilding Walls.
Art 91: Le bureau provisoire assumera pleinement le rôle du conseil d’administration jusqu’à la fin du mandat provisoire.
Art 92: Ce règlement prend effet à compter de ce jour
Azer Moise Songnaba
President de Rebuilding Walls